Comment vérifier que vous pourrez quitter votre LMS

Personne ne choisit une plateforme de formation en pensant à la quitter. C'est précisément pour cette raison que la question ne se pose jamais au bon moment, et que le vendor lock-in (enfermement propriétaire) prospère aussi bien sur ce marché.

Elle se pose deux ou trois ans plus tard, quand la plateforme ne suit plus, quand le tarif a doublé, ou quand l'éditeur est racheté. À ce stade, vous ne négociez plus : vous constatez.

Voici ce qu'il faut vérifier avant de signer. Les réponses prennent dix minutes à obtenir, et elles en disent long.

1. Pouvez-vous exporter vos données, seul, sans demander ?

La bonne question n'est pas « l'export est-il possible ? » : la réponse est toujours oui. Elle est : l'export est-il une fonctionnalité de la plateforme, accessible depuis votre interface d'administration, sans intervention de l'éditeur ?

Un export qui suppose d'ouvrir un ticket, d'attendre un délai et parfois de payer une prestation n'est pas un export. C'est une négociation.

Notez qu'il ne s'agit pas seulement de confort : le RGPD encadre vos obligations vis-à-vis des personnes dont vous traitez les données, et vous restez responsable de traitement. Être tributaire du bon vouloir d'un sous-traitant pour accéder à vos propres données est une position inconfortable.

Chez Magistrae : l'export est disponible depuis la plateforme.

2. Qu'est-ce qui est exporté, exactement ?

Un export de la liste des apprenants n'est pas un export. Ce qui compte :

• les contenus que vous avez produits, dans un format réutilisable ;
• l'historique de suivi : qui a suivi quoi, quand, avec quel résultat ;
• les preuves de réalisation, si vous en avez besoin pour un audit ;
• l'historique des versions de vos contenus, si votre démarche qualité s'appuie dessus.

Le dernier point est celui qu'on oublie systématiquement, et c'est celui qui coûte le plus cher à reconstituer.

3. Le contrat se renouvelle-t-il tout seul ?

La reconduction tacite est le mécanisme d'enfermement le plus banal et le plus efficace. Elle ne pose aucun problème tant que tout va bien, et elle transforme une décision en course contre un préavis dès que ça se gâte.

Vérifiez la durée du préavis, sa forme, et sa date de départ.

Chez Magistrae : sans engagement, sans reconduction automatique.

4. Que coûte le départ ?

Frais de sortie, frais d'extraction, frais de « désengagement », facturation du temps d'accompagnement à la migration : la créativité du marché est réelle, et nous en détaillons les cinq familles dans les frais cachés du marché LMS.

Posez la question sous cette forme : quel montant figurera sur ma dernière facture ? Une réponse chiffrée est une bonne réponse. Un renvoi aux conditions générales est une réponse aussi.

5. Que se passe-t-il pour vos propres clients ?

Question spécifique aux organismes de formation, agences et entreprises qui revendent de la formation. Si votre plateforme héberge vos clients finaux, votre sortie est aussi la leur. C'est l'un des six points de notre guide sur le LMS multitenant.

Vérifiez que vous pouvez extraire les données par client, et pas seulement en bloc. Sans cela, votre migration devient un projet de tri manuel.

6. La facture peut-elle grossir sans que vous décidiez rien ?

Un tarif par apprenant actif, un palier franchi automatiquement, une option activée par défaut à la mise à jour : il existe beaucoup de manières de faire augmenter une facture sans nouvelle signature.

Demandez la liste exhaustive des événements qui modifient le montant. S'il y en a plus de deux ou trois, vous n'êtes pas sur un tarif, vous êtes sur un compteur.

Chez Magistrae : un tarif annoncé, sans frais de mise en place ni frais d'accompagnement. Au-delà de 10 000 apprenants, la facturation se rediscute. Nous le disons plutôt que de l'écrire en note de bas de page.

7. Où sont vos données, et sous quel droit ?

La réversibilité technique ne sert à rien si un changement de cadre juridique vous oblige à migrer dans l'urgence. Cette question mérite son propre article, et nous lui en avons consacré un : LMS souverain, ce que ça veut dire et comment le vérifier.

Ce que la réponse à ces sept questions vous apprend

Elle vous dit moins sur la plateforme que sur l'éditeur.

Un éditeur qui répond vite, précisément, avec des chiffres, vous indique qu'il a choisi de retenir ses clients par la qualité du service. Un éditeur qui répond long, vaguement, en renvoyant à des conditions générales, vous indique l'inverse.

C'est un test peu coûteux et remarquablement fiable.

Notre position

Nous considérons qu'un client qui ne peut pas partir n'est pas un client satisfait, c'est un client captif, et qu'un client captif finit toujours par parler de vous en ces termes.

Magistrae est conçu pour être une grande porte d'entrée et une grande porte de sortie : export disponible, aucun engagement, aucune reconduction tacite, déploiement conteneurisé donc portable. Nous préférons que vous restiez parce que la plateforme vous convient. C'est le sixième point de notre manifeste sur la souveraineté.

C'est aussi, très prosaïquement, ce qui nous oblige à continuer de l'améliorer.

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Sources

• Règlement (UE) 2016/679, notamment l'article 28 relatif aux obligations du sous-traitant.