Calculer le coût total de possession d'une plateforme de formation

Le coût total de possession, ou TCO pour Total Cost of Ownership, est la somme de tout ce qu'une plateforme vous coûtera sur sa durée de vie utile, dépenses externes et temps interne confondus. C'est le seul chiffre qui permette de comparer deux offres, et c'est celui qu'aucune proposition commerciale ne fournit spontanément.

Voici la méthode, applicable à n'importe quel candidat, y compris à une solution libre auto-hébergée. Elle prolonge notre guide des huit postes du coût d'un LMS, qui explique d'où vient chaque ligne.

Le principe

Trois règles, et elles suffisent.

Raisonner sur trois ans. 12 mois masquent les coûts de mise en place en les diluant, et ne révèlent aucun coût de seuil. Trois ans est la durée sur laquelle une plateforme montre sa vraie facture.

Compter le temps interne comme une dépense. Une heure d'administration par semaine représente environ six jours par an. Au coût chargé d'un profil administratif, ce n'est pas une ligne négligeable, et c'est souvent le poste qui départage deux offres.

Séparer le certain du conditionnel. Un montant contractuel et un montant qui dépend d'un seuil ne se comparent pas. Les additionner sans les distinguer produit une estimation fausse dans les deux sens.

Le tableau

Cinq colonnes, une ligne par poste.

Poste	Année 1	Années 2 et 3	Jours internes / an	Certain ou conditionnel

Les lignes à prévoir :

Licence. Préciser l'unité de compte, par utilisateur inscrit, actif, ou par palier. C'est là que deux offres au même prix affiché divergent le plus.

Mise en place. Paramétrage, personnalisation, ouverture des espaces.

Intégration. Annuaire, authentification unique, synchronisation SIRH.

Coût d'installation et coût de maintien annuel, ce sont deux choses.

Migration des contenus. Souvent peu facturé, toujours coûteux en temps interne. Compter le nombre de modules et vérifier si une reprise automatique existe.

Formation des équipes. Administrateurs et concepteurs.

Administration courante. Le poste en jours internes. Créer des parcours, inscrire, relancer, extraire les rapports, gérer les comptes.

Support. Inclus ou en option, avec ou sans engagement de délai.

Hébergement et exploitation. Nul en SaaS, central pour une solution auto-hébergée : serveurs, sauvegardes, supervision, mises à jour de sécurité.

Évolutions de seuil. Paliers d'utilisateurs, stockage, entités supplémentaires. Ligne conditionnelle par excellence.

Indexation. Vérifier si une revalorisation annuelle est prévue au contrat.

Sortie. Extraction, accompagnement, préavis. À chiffrer même si vous necomptez pas partir, et à vérifier avant de signer.

Les trois pièges les plus coûteux

L'unité de compte. « Par utilisateur » peut désigner tous les comptes créés, ou seulement ceux qui se sont connectés dans le mois. Sur un effectif où une partie ne se forme qu'une fois par an, l'écart est considérable. Faire préciser par écrit.

Le temps d'administration. Personne ne l'annonce, tout le monde le paie. Demandez, pendant la phase d'évaluation, à réaliser vous-même une opération courante : créer un parcours, inscrire un groupe, extraire un rapport de suivi. Chronométrez. Multipliez par la fréquence réelle. C'est le test le plus honnête de tout le processus d'achat.

Le coût de sortie. Il ne se négocie plus au moment où il se présente. Le chiffrer à l'entrée coûte cinq minutes et donne le prix de votre réversibilité. C'est aussi ce qui vous protège du vendor lock-in (enfermement propriétaire).

Le cas particulier des solutions gratuites

Une plateforme libre comme Moodle a une licence gratuite. Le reste ne l'est pas : hébergement, sauvegardes, supervision, application des correctifs de sécurité, montées de version, et surtout la compétence interne pour tenir tout cela dans la durée, y compris quand la personne qui s'en occupait change de poste.

Le calcul reste le même, avec deux lignes qui deviennent dominantes, l'exploitation et le temps interne. Pour une organisation qui dispose de ces compétences, le résultat est souvent excellent. Pour une organisation qui n'en dispose pas, il l'est rarement.

Il n'y a pas de réponse générale, il y a un tableau à remplir.

Ce que le calcul ne dit pas

Le TCO mesure un coût, pas une valeur. Deux plateformes au même coût total peuvent produire des résultats très différents en engagement des apprenants, en qualité des contenus ou en facilité à produire des preuves d'audit.

Le TCO sert à éliminer les offres dont le coût réel est incompatible avec votre budget, et à comparer à armes égales celles qui restent. Le choix final se fait ensuite sur autre chose.

Notre cas

Sur Magistrae, la plupart des lignes du tableau valent zéro : pas de mise en place, pas d'accompagnement facturé, pas de frais par client final ni par apprenant, pas de frais de sortie, pas de reconduction tacite. L'hébergement et les mises à jour sont compris. Ces engagements sont écrits pour pouvoir nous être opposés, dans notre manifeste sans frais cachés.

Restent la licence, l'éventuelle migration de vos contenus existants, et le temps d'administration. Ce dernier poste est celui sur lequel nous voulons être jugés, et c'est aussi celui que nous vous invitons à chronométrer pendant votre évaluation.

Un seuil, annoncé : au-delà de dix mille apprenants sur Magistrae LMS, la facturation se rediscute.